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 事務機包括傳真機、印表機、掃描器、影印機等商品 

早期都是單一功能產品，辦公室要買一台傳真機、一台印表機、及一台影印機。而現今的事務機，都是多功能四合一的複合機，整合影印、列印、傳真、掃描及網路。我發現不少客戶有過買錯商品、找錯廠商，花冤枉錢的經驗。其實採購事務機很簡單，先考慮公司的用量多寡與需求條件，再來考慮品牌及價格、售後服務與保固。事務機非客製化、量身打造的專屬商品，只能挑選最接近、最適合自己公司使用的款式。儀美科技網站有多篇文章和案例，提醒客戶採購事務機注意事項，提供大家參考。讓採購事務機不再傷腦筋，讓事務機發揮該有的功能，做個快樂的採購人。

 一.每月用量在幾佰張時 

買桌上型多功能事務機即可，價格約在八,九仟至一萬多之間，還算OK。可是原廠的碳粉匣不便宜，約二仟〜二仟五佰元左右，使用張數約二仟張，一張成本將近一元。不過有廠商開發環保填充碳粉匣，列印效果還不差，價格比原廠便宜近一仟元。很適合門市店面，還有公司的部門或單位採用。

如果你希望有彩色的功能，彩色噴墨印表機一台才幾仟元，A3彩色噴墨事務機也不過一萬多。但原廠的墨水匣很貴，1CC約10～15元左右。市面上有專業的廠商，把墨水匣改成不斷墨系統。墨水用添加的方式，成本很低，1CC才5元，彩色效果又不差，所以交易量還蠻大的。缺點是列印速度很慢、沾到水時字會暈開模糊。因為機器和單張成本很低，幾乎每家房仲業、保險業都大量採購，給業務員使用。

 二.每月用量在一仟張～二仟張之間 

假設新成立的公司經營一,二年，開始出現穩定的印量了，這時可考慮租用多功能影印機。因為影印機是碳粉式、而且是A3規格，速度快又有多層紙匣，可放不同規格的紙張。小型影印機的月租費不貴，約1,500元上下，免費張數有1,000張。列印速度每分鐘25張的中型機配備更好，還有雙面的功能。所以大部份用量在一、二仟張以上的公司行號，都是租用多功能影印機。

如果需要列印彩色，再買一台彩色噴墨印表機即可。想要機器升級，整合彩色、黑色，也方便管理：租一台彩色多功能影印機，入門款式才1,500元，免費張數也有黑色1,000張，而且彩色A4每張4元，比去影印店一張彩色A4，就要8～10元，便宜太多了。現在的影印機交易，多為換機市場，老客戶黑白換彩色。

 三.每月用量在伍仟張～一萬多張之間 

這類中大用量的客戶群，所佔的比率最多。因此日本影印機的製造大廠，無不卯足全力積極研發，推出更適合辦公室網路環境的新機種。好像車商賣車一樣，1,500～2,000CC的車款，是最暢銷也最最競爭的戰場。這時可選擇速度快的機種，每分鐘35張、45張、或50張的中、高階機種。

如有彩色列印的需求，就直接租用彩色多功能影印機。因為每家廠商都希望賺取彩色列列的費用，因此黑色與彩色影印機的月租費，不會有太多的價差。儀美科技極力促銷彩色多功能影印機，不僅平價供應，彩色部分是有印才算費用。可省去購買彩色印表機的錢，A3彩色印表機貴，一台七,八萬以上。彩色碳粉匣也是貴，爾後維修也要花錢。辦公室只要租一台彩色多功能影印機，一台抵數台，維修免煩惱，還連工帶料服務。

 四.每月用量在一萬～三、四萬張之間 

這時候我會建議大客戶，租二台影印機使用，一台黑色機，再搭配一台彩色多功能影印機。因為大用量的客戶，辦公室的空間也應該蠻大的，二台分開擺放同時使用，對員工也體貼、方便。再說如一台影印機發生故障待修，也還有另一台影印機可正常使用，不會因為機器停擺而影響業務。

千萬不要以為，三、四萬張的大用量，租一台高階的彩色多功能影印機就可以。雞蛋不要放在同一個籃子，萬一發生故障不能用怎麼辦？大用量的客戶還有更節省的方法嗎？有，最後一招，這是儀美的獨家配方！租一台有彩色掃描的黑色多功能影印機，再加上一台RICOH彩色高速印表機。可達到上述的要求，費用更節省喔！

 其他相關知識分享 

• 影印機有分頁的功能，如果加裝了分頁裝訂機，就有裝訂、打孔、甚至有騎馬釘的功能。因為體機過於龐大，使用最普遍的是影印店。我常建議客戶，做報告做資料需要裝訂成冊，只是零星幾本，買個環裝機，用透明膠片及色紙做封面封底就好了。但如果數量是十幾、二十本以上、或是厚重的報告書，最好交給專業的影印店代工，省時省工又省錢！因為影印店生意很競爭，尤其是位於大學附近。大量影印0.6元，甚至還有0.5元，膠裝一本20元或更低，還負責收送件呢。
• 影印機中高速機種，都會設計第二條傳真介面，一台影印機可以有二條傳真外線，很適合製造商及貿易業。這二年推出的新款式，則不再強調第二條傳真介面。原因可能是網路太發達，傳真被mail取代了，且不需另外付電話費。建議需要多台傳真的客戶，除了將影印機的設定，改以電腦傳真及接收，爭取不佔線時間，另外再搭配email使用。
• 說到傳真接收，有專業的資訊公司，販售企業用的傳真軟體。就是傳真機用免持聽筒撥號，撥打對方的電話，會聽到語音說明，然後再按分機號碼和啟動鍵，就可以將文件傳真到那個人的電腦信箱，很好用喔！只是軟體費用不便宜。
• 還有資訊公司最新研發的彩色多功能影印機磁卡計費系統，但目前只適合大專院校使用。因為大專院校的校園廣闊，學校教授講師、學生與行政人員，使用各種登錄的IC卡感應，走到哪棟科系大樓就在那裡印。像悠遊卡一樣，會自動扣款該次影印或列印，彩色及黑白的費用。

 辦公室用的彩色多功能影印機，機器附加免費的計數與控管軟體，運用能力也不差 

1. 可設定電腦使用彩色的權限，哪幾台電腦只能列印黑色，與開放哪幾台電腦彩色、黑色都可以列印。
2. 影印彩色文件，用輸入密碼的方式，沒有密碼就不能用。  
3. 每一台電腦在安裝驅動程式時，先輸入使用者代碼，就可以統計每一台電腦及使用人，當月使用彩色及黑白的總張數。
4. 如一份檔案資料有二十張，裡頭夾了幾張的彩色文件，機器會自動辨別，將彩色、黑色的列印張數，分開來計算。
5. 我們在灌驅動程式時，都會跟採購先生或小姐溝通，以黑色為優先的選項進行設定。
6. 即使是彩色稿件，在沒有勾選彩色選項時，列印文件仍然是黑色。有多層的防護設計，可預防彩色濫印與計數錯誤的情況發生，請客戶們放心