快樂採購事務機
事務機包括傳真機、印表機、掃描器、影印機等商品
早期都是單一功能產品,辦公室要買一台傳真機、一台印表機、及一台影印機。而現今的事務機,都是多功能四合一的複合機,整合影印、列印、傳真、掃描及網路。我發現不少客戶有過買錯商品、找錯廠商,花冤枉錢的經驗。其實採購事務機很簡單,先考慮公司的用量多寡與需求條件,再來考慮品牌及價格、售後服務與保固。事務機非客製化、量身打造的專屬商品,只能挑選最接近、最適合自己公司使用的款式。儀美科技網站有多篇文章和案例,提醒客戶採購事務機注意事項,提供大家參考。讓採購事務機不再傷腦筋,讓事務機發揮該有的功能,做個快樂的採購人。
一.每月用量在幾佰張時
買桌上型多功能事務機即可,價格約在八,九仟至一萬多之間,還算OK。可是原廠的碳粉匣不便宜,約二仟〜二仟五佰元左右,使用張數約二仟張,一張成本將近一元。不過有廠商開發環保填充碳粉匣,列印效果還不差,價格比原廠便宜近一仟元。很適合門市店面,還有公司的部門或單位採用。
如果你希望有彩色的功能,彩色噴墨印表機一台才幾仟元,A3彩色噴墨事務機也不過一萬多。但原廠的墨水匣很貴,1CC約10~15元左右。市面上有專業的廠商,把墨水匣改成不斷墨系統。墨水用添加的方式,成本很低,1CC才5元,彩色效果又不差,所以交易量還蠻大的。缺點是列印速度很慢、沾到水時字會暈開模糊。因為機器和單張成本很低,幾乎每家房仲業、保險業都大量採購,給業務員使用。


二.每月用量在一仟張~二仟張之間
假設新成立的公司經營一,二年,開始出現穩定的印量了,這時可考慮租用多功能影印機。因為影印機是碳粉式、而且是A3規格,速度快又有多層紙匣,可放不同規格的紙張。小型影印機的月租費不貴,約1,500元上下,免費張數有1,000張。列印速度每分鐘25張的中型機配備更好,還有雙面的功能。所以大部份用量在一、二仟張以上的公司行號,都是租用多功能影印機。
如果需要列印彩色,再買一台彩色噴墨印表機即可。想要機器升級,整合彩色、黑色,也方便管理:租一台彩色多功能影印機,入門款式才1,500元,免費張數也有黑色1,000張,而且彩色A4每張4元,比去影印店一張彩色A4,就要8~10元,便宜太多了。現在的影印機交易,多為換機市場,老客戶黑白換彩色。
三.每月用量在伍仟張~一萬多張之間
這類中大用量的客戶群,所佔的比率最多。因此日本影印機的製造大廠,無不卯足全力積極研發,推出更適合辦公室網路環境的新機種。好像車商賣車一樣,1,500~2,000CC的車款,是最暢銷也最最競爭的戰場。這時可選擇速度快的機種,每分鐘35張、45張、或50張的中、高階機種。
如有彩色列印的需求,就直接租用彩色多功能影印機。因為每家廠商都希望賺取彩色列列的費用,因此黑色與彩色影印機的月租費,不會有太多的價差。儀美科技極力促銷彩色多功能影印機,不僅平價供應,彩色部分是有印才算費用。可省去購買彩色印表機的錢,A3彩色印表機貴,一台七,八萬以上。彩色碳粉匣也是貴,爾後維修也要花錢。辦公室只要租一台彩色多功能影印機,一台抵數台,維修免煩惱,還連工帶料服務。


四.每月用量在一萬~三、四萬張之間
這時候我會建議大客戶,租二台影印機使用,一台黑色機,再搭配一台彩色多功能影印機。因為大用量的客戶,辦公室的空間也應該蠻大的,二台分開擺放同時使用,對員工也體貼、方便。再說如一台影印機發生故障待修,也還有另一台影印機可正常使用,不會因為機器停擺而影響業務。
千萬不要以為,三、四萬張的大用量,租一台高階的彩色多功能影印機就可以。雞蛋不要放在同一個籃子,萬一發生故障不能用怎麼辦?大用量的客戶還有更節省的方法嗎?有,最後一招,這是儀美的獨家配方!租一台有彩色掃描的黑色多功能影印機,再加上一台RICOH彩色高速印表機。可達到上述的要求,費用更節省喔!
其他相關知識分享
- 影印機有分頁的功能,如果加裝了分頁裝訂機,就有裝訂、打孔、甚至有騎馬釘的功能。因為體機過於龐大,使用最普遍的是影印店。我常建議客戶,做報告做資料需要裝訂成冊,只是零星幾本,買個環裝機,用透明膠片及色紙做封面封底就好了。但如果數量是十幾、二十本以上、或是厚重的報告書,最好交給專業的影印店代工,省時省工又省錢!因為影印店生意很競爭,尤其是位於大學附近。大量影印0.6元,甚至還有0.5元,膠裝一本20元或更低,還負責收送件呢。
- 影印機中高速機種,都會設計第二條傳真介面,一台影印機可以有二條傳真外線,很適合製造商及貿易業。這二年推出的新款式,則不再強調第二條傳真介面。原因可能是網路太發達,傳真被mail取代了,且不需另外付電話費。建議需要多台傳真的客戶,除了將影印機的設定,改以電腦傳真及接收,爭取不佔線時間,另外再搭配email使用。
- 說到傳真接收,有專業的資訊公司,販售企業用的傳真軟體。就是傳真機用免持聽筒撥號,撥打對方的電話,會聽到語音說明,然後再按分機號碼和啟動鍵,就可以將文件傳真到那個人的電腦信箱,很好用喔!只是軟體費用不便宜。
- 還有資訊公司最新研發的彩色多功能影印機磁卡計費系統,但目前只適合大專院校使用。因為大專院校的校園廣闊,學校教授講師、學生與行政人員,使用各種登錄的IC卡感應,走到哪棟科系大樓就在那裡印。像悠遊卡一樣,會自動扣款該次影印或列印,彩色及黑白的費用。
辦公室用的彩色多功能影印機,機器附加免費的計數與控管軟體,運用能力也不差
- 可設定電腦使用彩色的權限,哪幾台電腦只能列印黑色,與開放哪幾台電腦彩色、黑色都可以列印。
- 影印彩色文件,用輸入密碼的方式,沒有密碼就不能用。
- 每一台電腦在安裝驅動程式時,先輸入使用者代碼,就可以統計每一台電腦及使用人,當月使用彩色及黑白的總張數。
- 如一份檔案資料有二十張,裡頭夾了幾張的彩色文件,機器會自動辨別,將彩色、黑色的列印張數,分開來計算。
- 我們在灌驅動程式時,都會跟採購先生或小姐溝通,以黑色為優先的選項進行設定。
- 即使是彩色稿件,在沒有勾選彩色選項時,列印文件仍然是黑色。有多層的防護設計,可預防彩色濫印與計數錯誤的情況發生,請客戶們放心